Alle Nachrichten und Archivieren in Gmail

Feb 12, 2013
Allgemein
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GmailGelegentlich erhalten wir Anfragen zur Funktionsweise der Archivierung und des Ordners Alle Nachrichten in Gmail. Um das Ganze etwas zu erleichtern, möchte ich hier die Funktionen ein wenig ausführlicher erklären.

Alle Nachrichten

Google nutzt in Gmail nur einen tatsächlichen Ordner für Mails, nämlich Alle Nachrichten. Alles andere – darunter auch der Posteingang – sind lediglich Labels. Doch wozu das Ganze?

Angenommen man erhält eine Mail von Kollege John. In dieser E-Mail spricht bzw schreibt er nun über das neue Projekt X und vielleicht auch über Projekt Y. Nun gibt es ja hier mehrere Möglichkeiten der Einsortierung. In herkömmlichen Mailprogrammen und System würde man die Mail nun einfach in einen Ordner ablegen. Allerdings kommen hier nun mehrere Möglichkeiten zur Auswahl. Zutreffend wären sowohl Arbeit, als auch John, Projekt X und Projekt Y.

Legt man besagte Mail nun unter Projekt X ab und man möchte später nach Informationen zu Projekt Y schauen, wird die Mail in Projekt Y nicht gefunden. Folglich legen viele Nutzer einfach Kopien an. Die Mail liegt dann jeweils einmal im Ordner Projekt X, Projekt Y und eventuell noch in John und Arbeit.

Wenn diese Mail nun vielleicht auch noch einen Anhang von z.B. 1 MB hat, ist dieser auch viermal vorhanden. Aus einer einzigen Mail mit 1 MB werden also direkt 4 MB.

Dem möchte Google in Gmail nun mit den Labels entgegen wirken. Aus diesem Grunde liegen alle Mails ein einziges Mail auf dem Server, nämlich im Ordner Alle Nachrichten. Um diese nun dennoch einsortieren zu können, bringt man Labels an. Labels können hier wie eine Art Aufkleber gesehen werden. Die Mail aus dem Beispiel existiert also nur ein einziges Mail, trägt aber gleichzeitig die Labels Arbeit, John, Projekt X und Projekt Y und wird dadurch in jedem dieser Label gefunden.

Dass besagte Mail nur ein einziges Mal existiert, bedeutet nun gleichzeitig auch, dass eine Löschung an irgendeiner Stelle in Gmail immer die Löschung im Ordner Alle Nachrichten zur Folge hat. Eine gelöschte Mail ist also wirklich komplett gelöscht. Um dies zur vermeiden sollte man bei weiterhin benötigten Mails also stets nur das nicht mehr benötigte Label entfernen.

Wird eine Mail also z.B. nicht mehr in Projekt X benötigt, ruft man diese einfach auf und wählt oben im Menü den Punkt Labels. Dort klickt man auf Projekt X (oder wie auch immer das betreffende Label bei euch genannt wird) und entzieht es der Mail damit. Dadurch ist die Mail nun nicht mehr innerhalb von Projekt X zu finden, aber weiterhin in Gmail vorhanden.

Archivierung

Wie oben bereits geschrieben, ist der Posteingang in Gmail auch nur ein Label. Nutzt man den Button zur Archivierung, wird nichts weiter getan, als der betreffenden Mail das Label Posteingang zu entziehen. Sie ist dadurch weiterhin in Alle Nachrichten und möglichen weiteren Labels zu finden, taucht aber im Posteingang nicht mehr auf. So kann man den Posteingang sauber halten und hat stets nur unbearbeitete Mails, die man noch irgendwie weiter verarbeiten muss.

Nutzt man innerhalb einer eingegangenen Mail die Option zum Verschieben in ein Label, wird der Posteingang übrigens automatisch entzogen.

Sehr hilfreich ist die Archivierung in Verbindung mit dem automatischen labeln. Anhand des Absenders oder anderer Kriterien lassen sich Mails da direkt bei Eingang schon labeln. So sieht man im Posteingang direkt, was wichtig sein könnte. Ein Klick auf archivieren sorgt nun nach dem Lesen dafür, dass eine Mail nicht mehr im Posteingang auftaucht, aber weiterhin unter besagtem Label zu finden ist.

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