Die E-Mail-Signatur und Disclaimer

Feb 22, 2012
Allgemein
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Jeder kennt sie und eigentlich ist sie aus heutiger E-Mail-Korrespondenz auch nicht mehr wegzudenken – die Signatur.

Doch wofür ist sie gut, wie sollte sie eingesetzt werden und was sollte man nicht tun? Ich möchte versuchen, euch einige dieser Punkte zu erläutern.

Was ist eine Signatur?

Grundsätzlich versteht man unter einer Signatur Informationen, die an eine Mail angehängt werden, um dem Empfänger die Kontaktaufnahme zu erleichtern und alle notwendigen Informationen zur Verfügung zu stellen. Dies ist ein sehr wichtiger Punkt für Gewerbetreibende, da es sich bei E-Mails um Geschäftsbriefe handelt und diese seit 2007 gesetzlich vorgeschriebene Informationen enthalten müssen.

Wer muss eine Signatur verwenden?

Meine Ausführungen im vorherigen Absatz verraten bereits, dass ihr keine solche Signatur verwenden müsst, wenn ihr Privatpersonen seid oder euch anderweitig ohne ein Gewerbe im Internet bewegt. Mit anderweitig meine ich z.B. Blog-Betreiber.

 

Kann ich dennoch eine Signatur verwenden?

Aber selbstverständlich. Ich selbst nutze ebenfalls eine solche Signatur, da es mein Blog mit sich bringt, dass ich mit anderen Menschen und Firmen kommuniziere und jenen so alle meine gewünschten Kontaktinformationen zur Verfügung stellen kann.

 

Wie sollte eine Signatur aufgebaut sein?

Gibt es in geschäftlichen Mails noch gewisse Vorgaben bezüglich der Form, könnt ihr eure private Signatur im Prinzip nach eigenen Vorstellungen füllen. Damit das Ganze jedoch übersichtlich bleibt und seinen Zweck erfüllt, könnt ihr euch zumindest an geschäftlichen Signaturen orientieren.

Empfehlen würde ich euch aber in jedem Fall, die Signatur vom Text der eigentlichen Mail abzutrennen. Hierzu werden der Inhalt der Mail und die Signatur in der Regel durch eine Zeichenfolge aus 2 Bindestrichen und einem Leerzeichen getrennt (– ).

Dies ermöglicht es den meisten E-Mail-Programmen, die Signatur als solche zu erkennen und bei Antworten nicht wieder und wieder zu zitieren.

 

Welche Informationen sollte eine Mail enthalten?

Auch hier könnt ihr als Nicht-Gewerbetreibende frei entscheiden. Mein Blog ist öffentlich, besitzt ein Impressum und ich wäre über die Denic so oder so zu identifizieren. Zudem gibt es für mich keinen Grund, anonym zu bleiben. Daher beinhaltet meine Signatur neben meinem Namen auch meine Anschrift, eine Kontaktmöglichkeit via Messenger, meine Mailadresse und die Homepage.

An der Stelle werden einige vielleicht einwenden, dass die Mailadresse keinen Sinn macht, weil meine Mail ja vorliegt und somit auch die Adresse. Dies mag bei einem einzigen Empfänger stimmen – anders sieht die Sache aber aus, wenn meine Mail vielleicht intern irgendwo mehrmals weitergeleitet wird. Dadurch häufen sich Mailadressen und meine fällt nach dem vierten Weiterleiten vielleicht sogar ganz heraus. In einem solchen Fall hat man meine Adresse über die Signatur dann schnell wieder gefunden.

Welche zusätzlichen Informationen hier für Firmen vorgeschrieben sind, könnt ihr hier nachlesen.

 

Was gehört nicht in eine Mail?

Kurz gesagt – einer dieser völlig unnützen und geradezu lächerlichen Disclaimer! Jeder von euch hat bestimmt schon Mal den folgenden Satz  – so oder so ähnlich – in einer Mail gelesen:

Diese E-Mail enthält vertrauliche und/oder rechtlich geschützte Informationen. Der Inhalt dieser E-Mail ist ausschließlich für den bezeichneten Adressaten bestimmt. Bitte beachten Sie in diesem Fall, dass jede Form der Kenntnisnahme, Veröffentlichung, Vervielfältigung oder Weitergabe des Inhalts dieser E-Mail unzulässig ist. Wenn Sie nicht der richtige Adressat bzw. sein Vertreter sind oder diese E-Mail irrtümlich erhalten haben, informieren Sie bitte sofort den Absender und vernichten Sie diese Mail. Vielen Dank.

Dieser Disclaimer ist auf so viele Arten geradezu lächerlich! Aber schauen wir uns das Ganze doch mal an:

Diese E-Mail enthält vertrauliche und/oder rechtlich geschützte Informationen

Wenn dem so ist, wieso sendet jemand diese vertraulichen Informationen dann per Mail, zudem noch komplett unverschlüsselt und achtet dann nicht Mal darauf, ob der Empfänger richtig gewählt wurde?

Der Inhalt dieser E-Mail ist ausschließlich für den bezeichneten Adressaten bestimmt.

Und wie erkenne ich diesen? In der Regel an der Adresse oder einem Namen oben in der Mail. Laut Adresse bin ich ja der beabsichtigte Empfänger, denn diese Adresse gehört ja mir und sie ist ja auch bei mir angekommen.

Sollte die Mail ursprünglich an eine andere Person mit gleichem Nachnamen gehen und durch eine Verwechslung nun bei mir landen, ist der Name dennoch zutreffend.

Bitte beachten Sie in diesem Fall, dass jede Form der Kenntnisnahme, Veröffentlichung, Vervielfältigung oder Weitergabe des Inhalts dieser E-Mail unzulässig ist.

Nachdem ich die Mail also schon gelesen habe, wird die Kenntnisnahme untersagt? Soll ich den gelesenen Text also spontan vergessen?

Wenn Sie nicht der richtige Adressat bzw. sein Vertreter sind oder diese E-Mail irrtümlich erhalten haben, informieren Sie bitte sofort den Absender und vernichten Sie diese Mail.

Es wird ja immer besser – nun soll ich mit also auch noch die Mühe machen, denjenigen zu kontaktieren und ihm den Sachverhalt zu erläutern. Zudem sollen alle Spuren dieser Mail in meinem System vernichtet werden.

All dies waren jetzt im Prinzip lustige Kommentare zu diesem sinnlosen Disclaimer. Der wichtigste Punkt ist aber eigentlich, dass ganz egal was auch immer im Disclaimer einer solchen Signatur steht, das Ganze für mich völlig unwichtig und juristisch wohl ohnehin vollkommen belanglos ist.

Wenn solche Klauseln Bestand haben sollen, müssen sie Teil der AGB eines Unternehmens sein. Diese müssen mir dann vorher vorgelegt werden und ich muss diesen ausdrücklich zustimmen. Es ist also nicht möglich, dass man mir einen Text zum lesen zusendet und dann am Ende nach dem Text erklärt, dass sich hier heraus nun irgendwelche Bestimmungen oder Regeln für mich ergeben. Bei einem Irrläufer hat es aber in der Regel nie irgendeine geschäftliche Beziehung bzw einen Vertrag gegeben. Daher ist man hier auch nicht an irgendwelche AGB gebunden.

Man stelle sich vor, ein Vertreter klingelt an der Tür und drückt euch einen Zettel in die Hand. Auf diesem werden Spezifikationen zu einem Staubsauger aufgeführt und am unteren Ende steht dann plötzlich, dass ihr durch das lesen dieses Zettels einem Kaufsgespräch über Staubsauger zustimmt.

Ein solcher Disclaimer ist also völliger Blödsinn und dient in der Regel nur der Einschüchterung unwissender Empfänger und einem falschen Gefühl von Sicherheit unfähiger Verantwortlicher in Unternehmen.

Comments
  • Viele auch große Unternehmer wissen nicht, dass bei Emails wie auf Webseiten & Homepage eine Impressum Pflicht besteht. Falls diese Gewerblich genutzt werden oder in einen Newsletter sind.

    Christopher 9. August 2015 2:30 Antworten

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