Gmail als Kommunikationszentrale nutzen

Mai 7, 2013
Allgemein
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Gmail bietet mit der eigenen @gmail.com Adresse schon tolle Funktionen, einen zuverlässigen Freemail-Service und einen der besten Spamfilter weltweit. Das Ganze lässt sich jedoch um weitere Mailkonten erweitern, die dann in Gmail eingebunden werden. Dadurch wird Gmail zur echten Kommunikationszentrale und bis 6 Mailadressen (1x Gmail + 5x extern) können innerhalb einer einzigen Benutzeroberfläche bedient werden.

Gmail bietet hier sowohl die Möglichkeit, Mails von bis zu 5 zusätzlichen Postfächern zu empfangen, als auch über diese Adressen zu versenden. Ähnlich wie in einer installierten Mailsoftware (Outlook, Thunderbird, usw) genügt eine einzige Anmeldung, um auf alle Mails zuzugreifen. Dadurch, dass das Ganze im Webbrowser abläuft, hat man von jedem Computer mit Internetzugang Zugriff auf alles.

Die Einrichtung

Über diesen Link gelangt ihr in die Verwaltung der Konten: https://mail.google.com/mail/u/0/?tab=Xm#settings/accounts

Vorhandenes POP3-E-Mail-Konto hinzufügen

Dort findet ihr den Menüpunkt Email per POP3 aus anderen Konten abrufen und habt die Möglichkeit, ein neues Konto hinzuzufügen. Dazu klickt ihr rechts auf Vorhandenes POP3-E-Mail-Konto hinzufügen.

Nun öffnet sich ein neues Fenster mit dem Assistenten zur Einrichtung.

 

Vorhandenes POP3-E-Mail-Konto hinzufügen

 

Hier tragt ihr zunächst eure externe Mailadresse ein und wechselt durch einen Mausklick unten zum nächsten Schritt. Zum demonstrieren verwende ich hier Mal einen Test-Account.

 

Vorhandenes POP3-E-Mail-Konto hinzufügen Beispiel

 

Im nächsten Fenster müsst ihr nun verschiedene Angaben zum externen Konto machen. Dazu zählen der Nutzername, das Passwort und der POP-Server. Der Nutzername unterscheidet sich von Anbieter zu Anbieter. Während dieser bei anderen Freemail-Diensten in der Regel aus der eigenen Mailadresse besteht, kann der Nutzername bei einer eigenen Domain auch eine bestimmte Buchstaben-Zahlen-Kombination sein. Der Postausgangsserver wird bei vielen Anbietern automatisch von Gmail erkannt. Falls die Erkennung nicht funktioniert, erfragt diese Daten bitte bei eurem Anbieter.

Zusätzlich könnt ihr hier auswählen, ob Gmail die empfangenen Mails vom ursprünglichen Server entfernen oder aber eine Kopie dort belassen soll. Zudem kann hier eine Verschlüsselung ausgewählt werden, falls dies vom externen Postfach unterstützt wird.

Ich empfehle euch, die Funktion zum automatischen Labeln zu verwenden. Dadurch könnt ihr bei eingehenden Mails direkt erkennen, auf welche Adresse diese gesendet wurden. Die Option zum Überspringen des Posteingang würde ich an dieser Stelle nicht empfehlen, da ihr dann keine Mails dieser Adressen im Posteingang vorfinden werdet, da diese direkt archiviert werden. Über das Label werde ich weiter unten noch etwas mehr schreiben.

 

Vorhandenes POP3-E-Mail-Konto hinzufügen Schritt 2

 

Im nächsten Schritt werdet ihr nun gefragt, ob ihr über diese Mailadresse auch Mails versenden möchtet. Da ich Gmail ja nun als vollwertige Kommunikationszentrale nutzen möchte, bestätige ich dies natürlich.

 

Vorhandenes POP3-E-Mail-Konto hinzufügen Schritt 3

 

Im nächsten Schritt werden ihr nach dem Absendernamen gefragt und ihr könnt auswählen, ob die Adresse ein Alias eures Kontos ist oder nicht. Weiteres dazu erfahrt ihr hier.

 

SMTP EInrichtung

 

Nun kommen wir zu den SMTP-Einstellungen, also dem Postausgangsserver. Hier werden – abgesehen vom Server – die gleichen Daten abgefragt, wie oben bei der Einrichtung des Posteingangsserver. Wichtig ist, dass ihr auswählt, dass ihr auch wirklich über den SMTP-Server versenden wollt.

Wenn ihr hier die Option Über Gmail senden auswählt, ist die Einrichtung in der Tat einfacher/kürzer – allerdings werden die Mails dann über die Gmail-Server versendet. Jeder Empfänger erhält dann in den Mails den Hinweis, dass diese Mail über Gmail und im Auftrag eurer Gmail-Adresse gesendet wurde. Gerade bei geschäftlichen oder anderweitig wichtigen Mails (Vereine, Communities, etc) will man ja nicht zusätzlich noch die private Gmail-Adresse mitsenden.

Die nötigen Einstellungen werden bei vielen Anbietern ebenfalls wieder automatisch erkannt. Sollte dies nicht der Fall sein, korrigiert bitte manuell und fragt notfalls bei eurem Anbieter nach.

 

Gmail SMTP Einrichtung

 

Im letzten Fenster gibt es nun eine Sicherheitsabfrage. Dabei soll überprüft werden, ob das Konto wirklich euch gehört und die Zugangsdaten stimmen. Dafür wird an genau diese Adresse eine Mail gesendet. Ihr könnt nun entweder im alten Postfach die eingehende Mail öffnen und an den Code gelangen, oder aber ihr schließt das Fenster einfach und wartet auf den ersten erfolgreichen Abruf in Gmail, wodurch diese Mail dann direkt in Gmail eintrifft. Es ist an dieser Stelle kein Problem, das Fenster einfach zu schließen, falls ihr auf den Eingang der Mail warten wollt.

 

Gmail SMTP Bestätigungscode

 

Wenn ihr nun die Mail mit dem Code erhalten habt, könnt ihr entweder den Code kopieren und im offenen Fenster eingeben, oder aber – falls ihr das Fenster bereits geschlossen habt – einfach auf den Link klicken.

Gmail Bestätigungscode

 

In beiden Fällen solltet ihr nun eine Meldung erhalten, dass es funktioniert hat und die Einrichtung abgeschlossen wurde.

Gmail externe Konten erfolgreich

Nun noch ein kleiner Tipp zu dem oben bereits erwähnten Label. Wenn ihr den entsprechenden Haken gesetzt habt, werden eingehende Mails nun automatisch mit der Adresse gelabelt. In meinem Beispiel sieht das im Posteingang nun so aus:

Posteingang automatisches Label

Ich erkenne also direkt, dass diese Mail an mein Test-Konto gesendet wurde. Um die Übersicht noch etwas zu verbessern, empfehle ich folgende zusätzliche Schritte:

1.  Dem Label eine Farbe geben, damit man eingehende Mails visuell noch schneller einem Konto zuordnen kann

2. Die meisten Nutzer verwenden wohl Labels, die auf Themen zugeschnitten sind (Arbeit, Chef, Projekt X, Kollege Y, usw). Nur die wenigsten werfen einfach alle Mails in ein einziges Label. Daher wird das Label mit der Mailadresse wohl auch nur der Übersicht halber verwendet und wenig aufgerufen. Damit es nun übersichtlich bleibt, könnt ihr das Label einfach links im Menü ausblenden, wenn keine neuen Mails vorhanden sind

Beide Punkte setzt ihr ganz einfach um, indem ihr im Menü neben dem Label auf den kleinen Pfeil klickt. Dort wählt ihr einfach eine Farbe aus und aktiviert die Option Anzeigen, falls ungelesen.

Gmail Label bearbeiten

 

Ist dies geschehen, taucht das Label nur noch auf, wenn ungelesene Mails an diese Adresse vorhanden sind. Zudem erkennt ihr jetzt bei Mails im Posteingang schon an der Farbe, an welche Adresse diese gesendet wurden (private Adresse, geschäftliche Adresse, usw). Wer will, kann das Label natürlich auch umbenennen, damit statt der Mailadresse ein Titel angezeigt wird (Verein, Arbeit, etc).

 

Gmail farbiges Label

 

Falls ihr nun eine neue Mail verfasst, genügt ein Klick in den oberen Bereich des Editors – dort, wo auch der Empfänger eingetragen wird. Nun kommt ein Menü zum Vorschein und ihr könnt auswählen, mit welcher Adresse diese Mail gesendet werden soll.

 

Gmail Editor Adresse auswählen

 

Ein kleiner Tipp noch zum Schluss: Hier könnt ihr auswählen, ob ihr automatisch mit der Adresse antworten wollt, auf die eine Mail gesendet wurde – oder aber immer die gleiche Adresse verwendet werden soll. Das Ganze lässt sich natürlich innerhalb des Maileditor immer noch einmal für jede Mail manuell abändern.

 

Bei Beantworten einer Nachricht

 

Ich hoffe, dass euch diese Anleitung hilft, um das Maximum aus Gmail zu holen und dort eure eigene Kommunikationszentrale aufzubauen. Bei Problemen, Rückfragen oder Hinweisen hinterlasst einfach einen Kommentar hier.

Comments
  • Pingback: “Im Auftrag von” in Gmail entfernen |

  • Hallo Boris,
    toll erklärt, vielen Dank.
    Ich bin nach ihrer Anleitung vorgegangen und habe meine GMX und LIVE- Konten mit meinem Hauptkonto von Gmail verknüpft. Nun habe ich aber noch ein zweites Gmail- Konto. Die Emailadresse dieses Kontos ist meine Hauptadresse. Ich möchte aber vom anderen Gmailkonto aus Emails unter dem Namen des zweiten Kontos verschicken. Es kalppt soweit auch alles, jedoch schaffe ich es nicht, im gegensatz zu den LIVE oder GMX konten, das zweite Konto so einzurichten, dass die Mailadresse des Hauptkontos nicht als “gesendet über Konto 1” erscheint, da sowohl der Button “nächster Schritt” als auch das zweite Fenster in der Einrichtung fehlt.Ich kann also nicht wählen über welchen Server ich versenden möchte, sondern nur “Änderungen speichern”.
    Funktioniert das generell nicht wenn es sich um zwei unterschiedliche Gmailkonten handelt sondern nur bei googlefremden Konten?

    Ralph 23. Januar 2014 9:04 Antworten
    • Ja, ist leider in der Tat so, dass das nicht klappt mit SMTP.

      Du könntest versuchen, einen neuen Absender einzutragen (also direkt dort, wo man ausgehende Mailadressen hinzufügt). Dann mach aber absichtlich einen Fehler bei der Adresse, so dass es nicht @gmail.com ist. Der Server wird dann versuchen, zu diesem Fake zu verbinden. Wenn das nicht klappt, wirst du nach der Eingabe der Daten gefragt. Dann gibst du alles richtig ein.

      Das ging so zumindest früher einmal. Ich kann dir leider nicht sagen, ob das noch immer funktioniert.

      Boris Schäfer 23. Januar 2014 23:45 Antworten
  • Es ist absolut traurig von Google das die das nicht mit 2 google-eigenen Konten hinkriegen. Inzwischen ist es bei mir so das ich nicht mehr so überzeugt bin von den Googleprodukten. Neben den 2 Googlekonten Problem kann man auch bei Google docs z.b. nicht den shortcut für Überschrift 2,3,usw nutzen. Nur Überschrift 1 geht. Und von einer Rechtschreibprüfung in google docs auf deutsch kann man auch nur träumen. Traurig Google, echt Traurig. Aber verbessert ruhig google+ weiter und lasst die everyday-basic-produkte links liegen.

    Horst 1. April 2014 12:16 Antworten

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