Gmail, Google Apps oder Microsoft Exchange

Jul 9, 2012
E-Mail
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Groupware Vergleich

Eines vorweg – dies wird keiner der üblichen Kämpfe und Vergleiche wie Gmail vs Exchange oder so. Ich werde auch keine Punkte verteilen und einen Gewinner erklären. Ich werde versuchen, die Unterschiede aufzuzeigen und etwas Durchblick unter den Anbietern und System zu vermitteln. Ich werde das Ganze bewusst sehr einfach halten, da es eine Hilfe für diejenigen sein soll, die sich vielleicht nicht so gut in der Thematik auskennen.

Gmail:

GmailGmail ist der kostenlose Mail-Service von Google (Freemailer). Er kann nur mit einer @gmail.com  Adresse verwendet werden (ältere deutsche Konten auch mit @googlemail.com) und ist in die sonstigen Google Services integriert bzw arbeitet gut mit diesen zusammen. Gmail bietet zudem die Möglichkeit, bis zu 5 externe Postfächer abzurufen. Die Webseite dient gleichzeitig als Mail-Client und bietet eine Vielzahl an Funktionen. Gmail arbeitet sehr schnell und zuverlässig (schneller als so manche Mailsoftware auf dem eigenen Rechner), bietet viele Anpassungsmöglichkeiten und bietet den wohl besten Spamschutz, den man sich vorstellen kann.

Der Dienst ist kostenlos, blendet neben den Mails aber Werbeanzeigen ein. Im Gegensatz zu vielen anderen Freemailern werden Mails jedoch nicht vor dem Versenden mit Werbung beladen – Mails treffen beim Empfänger also so ein, wie man sie versendet. Gmail unterstützt IMAP und POP und kann somit auch in Mailsoftware wie Outlook, Thunderbird oder Windows Mail eingebunden werden – die Verbindung ist dabei standardmäßig verschlüsselt.

+ kostenlos
+ sehr schnell und zuverlässig
+ wird ständig verbessert und um Funktionen erweitert
+ gute Anbindung an die sonstigen Google Services (z.B. Google+)
+ eigenes komfortables Adressbuch
+ guter Kalender (erwähne ich nur, da dieser auch Teil von Exchange ist)
+ bis zu 5 externe Postfächer können eingebunden werden
+ 10 GB Speicherplatz 

– Werbeeinblendungen
– keine eigene Domain möglich
– keine Garantien
– keine Backups, auf die der Benutzer Zugriff hat

Ideal für: Alle, denen eine einfache Mailadresse genügt, die aber dennoch schnell und komfortabel ihre Mails verwalten wollen.  Werbeeinblendungen stören dich nicht und du möchtest einfach nur eine Vielzahl an Funktionen für völlig umsonst nutzen und eventuell Mails, Kalender und Kontakte auch am Smartphone verwenden? Gmail ist genau das Richtige für dich.

Nicht geeignet für: Alle, die gewisse Vorgaben befolgen müssen (oder wollen), wie z.B. automatische Backups der Mail mit Zugriff auf selbige. Zwar könnten Firmen und Selbstständige des Dienst theoretisch nutzen, allerdings wirkt eine Freemailer-Adresse zum einen wohl etwas unseriöser, zum anderen gibt es keine wirklichen Groupware-Funktionalitäten. 

 

Google Apps:

Google AppsVorweg – es gibt auch eine kostenlose Version der Google Apps. Da diese jedoch gewisse Einschränkungen hat und nur eine gewisse Anzahl an Postfächern bietet, gehe ich an der Stelle nicht auf diese ein. Infos dazu gibt es unter http://www.google.com/apps/intl/de/group/index.html

Google Apps ist so etwas wie die kostenpflichtige Variante von Gmail, jedoch mit erweiterter Groupware-Funktionalität und einer Vielzahl weiterer Funktionen. Zudem wird Google Apps mit einer eigenen Domain verwendet (eine eigene Domain ist zwingend erforderlich). Seine wahre Stärke entfaltet Google Apps in einem Team, wobei der Administrator alle Postfächer bequem und zentral verwalten kann.

Google bietet Nutzern der Google Apps eine garantierte Verfügbarkeit von 99,9% und 24h Support, in dringenden Fällen sogar per Telefon. Zudem bietet es Blackberry-Funktionalität und eine Anbindung an Outlook. Der Preis liegt bei 4 EUR monatlich, bzw 40 EUR bei jährlicher Zahlweise.

+ eigene Domain
+ günstiger Preis (immer günstiger als vergleichbare Exchange-Lösungen).
+ 25 GB Speicherplatz
+ Anbindung an weitere Google Services wie z.B. Google+
+ sehr schnell und zuverlässig

– Outlook-Anbindung nicht optimal, da es über zusätzliche Software realisiert wird
– Daten liegen auf verschiedenen Servern weltweit 

Ideal für: Alle die Gmail mögen, aber etwas mehr wollen. Insbesondere Firmen und Selbstständige, aber auch alle privaten Nutzer, die mit einer eigenen Domain unterwegs sein wollen und gewisse Garantien benötigen. Da die Google Apps ihr wahre Stärke in der Weboberfläche entfalten, ist es zudem ideal für alle, die bereit sind, im Browser zu mailen, Kontakte zu verwalten und ihre Termine zu verwalten. Wer mit garantierter Leistung, Verfügbarkeit und 24 Stunden Support unterwegs sein will, greift hier zu.

Nicht geeignet für: Alle die Outlook lieben und weiterhin damit arbeiten wollen oder müssen. Zwar gibt es entsprechende Sync-Apps, diese bieten aber weder die Zuverlässigkeit oder Geschwindigkeit eines Outlook unter Microsoft Exchange, noch werden alle Outlook-Funktionen unterstützt.

 

Microsoft Exchange:

Microsoft Exchange LogoAuch hier gehe ich nur auf die Hosted Exchange Variante ein, da der „normale Nutzer“ wohl kaum einen eigenen Server betreiben wird.

Exchange ist das Groupware Urgestein aus dem Hause Microsoft und entfaltet seine vollen Fähigkeiten ausschließlich unter Outlook. Es gibt eine Weboberfläche, um von jedem PC aus auf alles zugreifen zu können, diese bietet jedoch nur die grundlegenden Funktionen für E-Mails, Kalender, Aufgaben und Kontakte. Verwendet man einen anderen Browser als den Internet Explorer, gibt es zudem weitere Einschränkungen (diese betreffen aber auch nur erweiterte Funktionen).

Nutzt man Exchange nun in Verbindung mit Outlook, entfaltet es seine geballte Power. Es gibt unzählige Anpassungsmöglichkeiten, Funktionen, Filter und eine herausragende Groupware-Funktionalität. Preislich bewegt man sich zwischen 5-15 EUR (Hosted Exchange). Einige Anbieter verlangen eine geringe Gebühr (ca. 3 EUR je Monat) für eine zusätzliche Outlook-Lizenz – in der Preisklasse ab ca. 10 EUR für das Postfach ist diese jedoch meist enthalten.

Viele Anbieter bieten hier spezielle Backups an, auf die bequem zugegriffen werden kann. Der Speicherplatz variiert hier – je nach Anbieter – zwischen 2 GB und 25 GB.

+ in Verbindung mit Outlook bietet es fantastische Funktionen
+ Mail-Archivierung und komfortable Backups bei den meisten Anbietern enthalten
+ Outlook lässt sich mit zahlreichen Pluging erweitern (Anti-Spam, Virenscanner, etc)
+ Server in Deutschland können verwendet werden 

– nur in Verbindung mit Outlook zu empfehlen
– eingeschränkte  Funktionen der Weboberfläche
– höherer Preis als Google Apps 

Ideal für: Alle, die mit Outlook arbeiten und so die ungeheure Vielzahl an Funktionen nutzen wollen – und denen ein deutscher, bzw europäischer Serverstandort wichtig ist.

Nicht geeignet für: Alle, die nicht unbedingt Outlook und dessen Funktionen benötigen. Wer mit der Oberfläche aus Gmail oder Google Apps zurecht kommt, fährt damit wohl in jedem Fall besser und günstiger, als mit Exchange.

Zusammenfassung:

Wer einen kostenlosen Maildienst benötigt, dabei nicht auf eine eigene Domain oder gewisse Garantien angewiesen ist, greift ruhigen Herzens zu Gmail. Wer etwas mehr Leistung, Service und Garantien, in Verbindung mit einer eigenen Domain sucht und dafür ein paar Euro im Monat ausgeben kann, wird mit Google Apps oder Exchange (Hosted Exchange) glücklich.

Wer die Weboberfläche mag und damit arbeiten will, greift zum günstigeren und sehr schnellen Google Apps. Alle die Outlook und dessen geballte Funktionen verwenden wollen oder müssen, sind bei Exchange genau richtig.

Gemeinsam haben Exchange und Google Apps in jedem Fall, dass sich der Preis auf jeweils 1 Postfach bezieht (dieses aber durchaus mehrere Adressen bedienen kann).

Mein Tipp: Einfach die Google Apps Mal kostenlos und ohne Risiko ausprobieren: https://www.google.com/a/signup/?hl=de

Comments
  • Interessant wäre eine Ausweitung des Vergleichs über die Vault Versionen, zur rechtssicheren und revisionssicheren Archivierung. Bei Exchange Online ist das im Plan 2 enthalten, Google ruft dafür 8 Euro netto auf. (Inkl. Business App)

    Grigorios 26. August 2013 15:20 Antworten

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