Gmail Nachrichten sind verloren gegangen

Wenn Nachrichten in Gmail augenscheinlich verloren gegangen oder gelöscht wurden, muss dies nicht immer zwangsläufig einen Verlust bedeuten. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, was mit Nachrichten geschehen sein kann. Ich möchte hier auf einige davon eingehen. Dadurch kann man vermeintlich gelöschte Mails oft wiederherstellen und ungewollte Löschungen künftig verhindern.

 

Die Archivierung

Gmail bietet eine Funktion, um Nachrichten zu archivieren. Wenn eine Mail nun archiviert wird, entzieht Gmail dieser Mail einfach das Label Posteingang. Die Mail ist dann noch in allen anderen Labels zu finden (falls die Nachricht gelabelt wurde).

Gmail archivieren

In jedem Fall ist eine solche Mail aber über die Suche oder den Ordner Alle Nachrichten zu finden: https://mail.google.com/mail/u/0/?tab=Xm#all

 

Gelöschte Mails

Manchmal werden Mails versehentlich selbst gelöscht. In einem solchen Fall landen diese jedoch im Papierkorb: https://mail.google.com/mail/u/0/?tab=Xm#trash

Gmail Mail löschen

Der Papierkorb bewahrt jede Mail zur Sicherheit für 30 Tage auf. Innerhalb dieser 30 Tage kann jede Mail ganz einfach wiederhergestellt werden. Dies klappt allerdings nur, wenn zuvor nicht die Schaltflächen Papierkorb jetzt leeren  oder innerhalb einer Mail der Button endgültig löschen angeklickt wurden.

Mails die auch aus dem Papierkorb entfernt wurden, können nicht mehr wiederhergestellt werden. Google bietet hier auch keine Backups an, auf die Nutzer zurückgreifen können.

Ich empfehle, den Papierkorb nie anzurühren und Gmail die automatische Bereinigung durchführen zu lassen. Gmail bietet mit bis zu 25 GB Speicherplatz mehr als genug Reserven für diese Mails. Da täglich Mails gelöscht und gleichzeitig 30 Tage alte Mails aus dem Papierkorb entfernt werden, dürfte sich das Ganze in etwas in der Waage halten und der Speicherbedarf für den Papierkorb nicht wachsen. Der Papierkorb und dessen Mails stören niemanden und wer will, kann den Papierkorb komplett ausblenden. Sollte es zu einer versehentlichen Löschung kommen, hat man aber 30 Tage Zeit, den Fehler zu korrigieren.

 

Löschung via IMAP

Gmail bieten die Möglichkeit, mit verschiedenen Mailprogrammen auf die Mails zuzugreifen. Eines der dafür verwendeten Protokolle ist IMAP. Bei IMAP wird eine Verbindung zu den Gmail-Servern aufgebaut und alle Ordner/Labels werden gespiegelt dargestellt. Man hat hier also eine 1:1 Ansicht des Postfachs.

Gmail IMAP

Gleichzeitig werden so aber auch alle Aktionen synchron ausgeführt. Wird also in einem Mailprogramm wie Thunderbird, Outlook oder Apple Mail eine Nachricht gelöscht, geschieht dies auch auf dem Gmail-Server. Leider wissen dies einige Nutzer nicht und so kommt es vor, dass im Mailprogramm ganz unbedarft „aufgeräumt“ wird, da man ja alle Mails nochmal online auf den Servern liegen hat.

So wirkt sich natürlich auch das Bereinigen des Papierkorbs innerhalb der Mailsoftware auf den Papierkorb auf dem Server aus. Während bei einer „normalen“ Löschung die betreffenden Mails aus dem Papierkorb wiederhergestellt werden können, führt ein Bereinigen des Papierkorb innerhalb der Mailsoftware zu einem endgültigen Löschen der betreffenden Mails auf dem Server.

Eine Mailsoftware mit IMAP-Verbindung und die Gmail-Server arbeiten also stets synchron.

 

Löschung durch den POP-Abruf

Es gibt in Gmail eine Option, um Nachrichten, die via POP bzw POP3 abgerufen werden, automatisch vom Server zu entfernen. Anders als bei IMAP (siehe oben) werden Mails bei Verwendung von POP nicht synchron dargestellt – sie werden vom Server abgerufen und es wird eine lokale Kopie erstellt.

Gmail POP Einstellungen

Ist in den Einstellungen nun ausgewählt, dass die Mail nach dem Abruf vom Server entfernt werden soll, gibt es nur noch diese abgerufene Mail. Wenn Nutzer diese Mails nun in ihrem Mailprogramm „Bereinigen“, da sie denken, dass auf dem Server ja noch die Kopien bzw Originale liegen, wird die letzte vorhandene Kopie gelöscht und die Nachricht ist unwiderruflich verloren.

Eine Rettung wäre nur dann noch möglich, wenn die Mail im Mailprogramm gelöscht wird und dann in den lokalen Papierkorb der Mailsoftware wandert. Ist eine Mail jedoch nicht mehr im Mailprogramm vorhanden, gibt es keine Kopie mehr, das sie auf dem Gmail-Server ja bereits beim Abruf entfernt wurde.

 

Spamfilter

Möglich ist natürlich auch, dass eine Mail nicht gelöscht wurde, sondern einfach im Spamordner gelandet ist. Da eingehende Mails auf Spam untersucht werden, bevor sie den Posteingang erreichen, ist es sehr unwahrscheinlich, dass dies im Nachhinein und ohne Zutun des Nutzers geschieht.

Möglich wäre jedoch, dass bei einer geöffneten oder markierten Mail versehentlich auf Spam geklickt wird.

Gmail Spam

Verwendet man eine Mailsoftware und hat Gmail via IMAP eingebunden, wäre es aber auch möglich, dass ein lokaler Spamfilter die Mails im Nachhinein scannt und vermeintlichen Spam aussortiert. So könnte – bedingt durch die synchrone Ausführung unter IMAP – eine Mail auch dann im Spamordner landen, wenn sie zuvor bereits ganz normal im Posteingang angezeigt wurde.

Der Spamordner löscht Mails erst, wenn sie 30 Tage alt sind – es ist also genug Zeit vorhanden, um falsch erkannte Mails wieder zu retten: https://mail.google.com/mail/u/0/?tab=Xm#spam

 

Unterschiedliche Ausführung der IMAP- oder ActiveSync-Befehle

Bei der Verwendung von IMAP und ActiveSync werden – wie oben bereits erwähnt – Aktionen in einer App oder Mailsoftware synchron auf dem Server ausgeführt. Auch wenn Google die Exchange ActiveSync-Unterstützung für neue Geräte eingestellt, gibt es noch viele ältere Devices, die auch weiterhin über dieses Protokoll auf Gmail zugreifen.

Hinzu kommen viele weitere Mail-Apps und Desktop-Anwendungen wie Outlook, Thunderbird oder Apple Mail.

Hier besteht nun die Möglichkeit, dass bestimmte Aktionen einfach falsch übergeben und so unbeabsichtigte Aktionen ausgeführt werden. So wäre es möglich, dass eine Software eine Mail als gelesen markieren will, dabei aber das Label Posteingang entfernt. Oder die Verbindung bricht ab, bevor eine Aktion synchronisiert werden kann. In einem solchen Fall unterscheidet sich eventuell die Version der Mails auf dem Server, mit der innerhalb der Mailsoftware (bis zur nächsten Synchronisation).

Gmail iOS ActiveSync

Bei Verwendung von iOS (iPhone, iPad oder iPod) und Exchange ActiveSync war es in der Vergangenheit so, dass Nachrichten niemals gelöscht wurden. So klickten die Nutzer auf ihren iDevices zwar auf löschen, statt einer Löschung wurde die Mail aber einfach archiviert. Folglich war eine Mail, die vielleicht versehentlich gelöscht wurde, nicht im Papierkorb zu finden, sondern im Archiv unter Alle Nachrichten.

 

Angreifer im Konto

Leider besteht stets auch die Möglichkeit, dass ein Angreifer Zugriff auf das eigene Konto erhalten hat. Dazu ist es nicht einmal nötig, dass der eigene PC mit Viren, Trojanern, o.Ä. infiziert ist. Oftmals genügt es, dass man auf einer anderen Webseite (Forum, Community, etc) das selbe Passwort verwendet. Wird eine solche Webseite gehackt, gelangen die Angreifer über die Adresse und das dort verwendete Passwort auch in den Gmail-Account.

Der eigene Account wird dann für unterschiedliche Dinge missbraucht. Es beginnt bei einfachen Spammails, bevorzugt an die eigenen Kontakte und reicht bis hin zu betrügerischen Mails, bei denen die eigenen Kontakte mit einer erdachten Geschichte versuchen, an Geld zu kommen, welches eure Kontakte „an euch“ übermitteln sollen.

Um danach alle Spuren zu verwischen, werden alle Mails gelöscht (Posteingang, sämtliche Labels, gesendete Mails und der Papierkorb). Es ist in einem solchen Fall leider nicht möglich, die Mails wiederherzustellen.

 

Sicherung:

Egal, ob man nun Glück hatte und die Mails anhand meiner Anleitungen wiederfinden konnte, oder aber ob sie wirklich verloren sind – ein Backup sollte man immer durchführen, regelmäßig machen und rechtzeitig einplanen. Leider denken viele Nutzer erst an ein solches Backup, wenn es bereits zu spät ist. Ich persönlich verwende hier Mail Store Home, um meine Backups durchzuführen: http://gmail-blog.de/google-mail-gmail-backup-erstellen/

 

13 Comments

  1. Rossmann Nicole 8. April 2015 Reply
  2. Michael Blaschek 8. April 2015 Reply
    • Bo 8. April 2015 Reply
    • Bo 8. April 2015 Reply
  3. Margit 26. Juli 2015 Reply
  4. Maria 19. August 2015 Reply
    • Bo 19. August 2015 Reply
  5. Marion 15. November 2015 Reply
  6. Rolf Sies 31. März 2016 Reply
    • Bo 31. März 2016 Reply
  7. Seppo 2. April 2016 Reply
    • Bo 2. April 2016 Reply

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